【文章の書き方の基本】全部できてますか？
こんにちは、KAIです。
プロ構成ライター、戦略コンサルタントをしています。
本記事で解決できる悩み
「文章の書き方の基本？よく知らないかも」
「社会人だし、基本から学びたいな」
「書き方に基本なんてあるの？」
大丈夫です。こんな悩みを解決します。
著者の略歴
コピーライター歴8年、フリーランス歴4年。
これまで150を超える企業案件で、文章原稿を作成してきました。
文章の基本5つをマスターできる
基本の次に挑戦すべき課題がわかる
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全部できてますか？文章の書き方【5つの基本】
本記事では文章の書き方の基本を5つ解説します。
①文書1つにつき「要件は1つ」にする
②タイトルには「報告 / 連絡 / 相談」を明記する
③本文は「ありがとう」で書きはじめる
④本文は「結論」から伝える
⑤説明する際は「事実と意見を区別」する
具体的な解説に入る前に、まずこれからお伝えする内容の認識を合わせておきます。
「文章の基本」は以下の記事でも解説しています。
正しい文章の書き方【必須8つ】とりあえずコレだけ！
文章の書き方のコツとは【構成】は絶・対・条・件
だ・である調の使い分け【絶対】勘違いしてる文体の話
まずは文章各部の基本的な役割を理解
これからお伝えする「文章の基本」とは、文書の役割にあわせた書き方です。
文書はおもに「ビジネス文書」を想定します。
・メール
・word文書
・各ドキュメント
論理的なプレゼンテーションほどではありませんが、情報伝達力が求められますね。
それでは、文書の各部にどんな役割があるのか確認しましょう。
「論理的な文章」は以下の記事で解説しています。
論理的な文章の書き方【重要】なのは伝える順番
説得力のある文章を書くには？【根拠が最強】
文章の基本は各パーツが持つ機能をフル活用すること
文章を書く流れと同じように、上から下へと順に解説します。
①文書全体：参照されることを前提に書かれた情報媒体
②タイトル：本文の内容を簡潔に表したもの
③本文導入：マナーとして挨拶をする箇所
④本文要旨：本文の主要な内容を伝える箇所
⑤本文詳細：主要な内容を支える箇所
それでは順に解説します。
「文章の中身を整理する方法」は以下の記事で解説しています。
「文章力」より「中身」がない？【2タイプから診断】
思考が浅い人こそ『MECE』で考えるべき【深さも幅も大事】
思考を整理するならロジックツリーが【最強】
①文書全体：文書1つにつき「要件は1つ」にする
各部の役割に沿った文章を書くためには次の「5つの基本」が必要です。
①文書全体：文書1つにつき「要件は1つ」にする
②タイトル：タイトルには「報告 / 連絡 / 相談」を明記する
③本文導入：本文は「ありがとう」で書きはじめる
④本文要旨：本文は「結論」から伝える
⑤本文詳細：説明する際はTODOを書く
まず文書は1つの要件ごとに分けましょう。
理由は2つあります。
・タイトルで管理や検索する際に、どの文書にどの内容が書いてあるかがわかりやすいから。
・要件が複数になると、本文の要旨も複数になり、伝えたいことがわかりにくくなるから。
次項とも関係するので、このまま読み進めてください。
②タイトル：タイトルには「報告 / 連絡 / 相談」を明記する
「タイトル」は書くだけでは不十分です。
タイトルの先頭に「そもそもの大きな目的」がなんなのかを明記しましょう。
【報告】
【連絡】
【相談】
それ以外にも「至急ご確認ください」や「ご覧いただくだけで結構です」など、相手になにをしてほしいかを明記しましょう。
すぐに対応するべきか、読むだけでいいのかが中身を読まなくても判断できるので、相手にとって親切ですね。
③本文導入：本文は「ありがとう」で書きはじめる
これは文章に限りませんが、ビジネスではお礼を伝える習慣をつけましょう。
たとえば「返報性」や「好意」が人を動かす上で重要な『6つの影響力』だと心理学的にいわれています。
アメリカの社会心理学者『ロバート・B・チャルディーニ』氏が提唱。
心理学的に「人を説得して、期待通りの行動を促す」ためのアプローチを6つのパターンに体系化した。
参考「影響力の武器［第三版］なぜ、人は動かされるのか」
冒頭にお礼があるかどうかで「本文要旨」で伝える内容が、肯定的に受け取ってもらえるかに影響します。
お願いを通したい場合などは絶対に活用しましょう。
「人を動かす文章」は以下の記事で解説しています。
いい文章を書く方法【特定の個人】に向けて書くべき
人の心を動かす文章を書くには？【すぐに使える】感情を動かす3つのコツ
④本文要旨：本文は「結論」から伝える
本文は「結論」から伝えます。
「同意を得たい」「説得したい」といった場合は「PREP法」が有効です。
◆PREPの構成で文章を書く方法
・Point（結論）
・Reason（理由）
・Example（具体例）
・Point（結論）
結論から伝えることで、はじめに話の全体像が見えます。
「PREP法」についてはこちらの記事で解説しています。
文章構成の決・定・版【PREP法】
それ以外にも多くのメリットがあります。
・説明が理解しやすい
・聴く側のストレスがない
・説得力があがる
・時間が削減できる
日常のちょっとした相談やお願いなら、ここまで論理的な説得する必要はありません。
「概要」と「補足説明」くらいでも十分ですね。
「論理の組み立て方」は以下の記事で解説しています。
論理的思考とは？結論を導くプロセスを【徹底図説】
論理的に考えるには？【因果関係】を見つけよう！
⑤本文詳細：説明する際は「TODO」を書く
④に引き続き、⑤でも『PREP法』でいう「理由」や「具体例」を伝えましょう。
◆PREPの構成で文章を書く方法
・Point（結論）
・Reason（理由）
・Example（具体例）
・Point（結論）
ポイントは最後の「結論」で「相手にどうして欲しいのか」という「TODO」を書くことです。
①の「タイトル」と同じ考え方ですね。
TODOは「主語」と「動詞」セットにしましょう。
「誰が」「何をするのか」を明確にすることで、責任の所在がハッキリし、「要件が宙に浮く」ようなミスコミュニケーションが防げます。
「文章の質と仕事の質」は以下の記事で解説しています。
文章の質を上げる3つの方法【校正・校閲・推敲】仕事の質もアップ！
【文賢か、文賢以外か】文章作成アドバイスツール【価格・性能・評判】徹底解説
文章が苦手なら『短く』すべき【書き方は2つだけ】
文章の流れに沿って書き方の基本を解説
それでは5つの文章の基本を具体例で解説します。
①文書全体：文書1つにつき「要件は1つ」にする
②タイトル：タイトルには「報告 / 連絡 / 相談」を明記する
③本文導入：本文は「ありがとう」で書きはじめる
④本文要旨：本文は「結論」から伝える
⑤本文詳細：説明する際はTODOを書く
具体例でOKとNGなパターンを比較
まずはNG例からです。
◆会議資料の送付とスケジュールについて 山田課長 お疲れ様です。森山です。 来週の営業部会議で使用するスライド資料が完成致しましたので 添付にてお送りいたします。 内容をご確認ください。 もし修正や変更箇所がございましたら ご教示いただけますでしょうか。 また、顧客先へのご同行頂く件について、相談が２点ございます。 1. 商談の日時 先方の都合上、7/7（金）か、7/10（月）なら対応可能だそうです。 2. 見積書の金額について 顧客にご案内する製品価格は1式12,800円（税別）と記載しております。 ご確認のほどよろしくお願い致します。 営業第三課 森山 祐樹
続いて改善例です。
◆【ご相談】スケジュールについてご対応お願いします。 山田課長 先日はお忙しい中資料作成のご指導をいただき、 誠にありがとうございました。 大変勉強になりました。 顧客先へのご同行頂く件について相談がございます。 次の2点にご回答ください。 1. 商談の日時 先方の都合上、7/7（金）か、7/10（月）なら対応可能だそうです。 山田課長がご希望の日時を、ご指定いただけますか？ 2. 見積書の金額について 顧客にご案内する製品価格は1式12,800円（税別）と記載しております。 追加・変更ございましたら、ご指示いただけますか？ お忙しいところ恐縮ですが、ご返答よろしくお願い申し上げます。 営業第三課 森山 祐樹
ビジネス文章の役割は「情報伝達」です。
5つの基本にそって文章を書くことで、明快なコミュニケーションを心がけましょう。
【文章の書き方】基本の次はコレ！【できたら完璧】
最後に、これできたら圧倒的に「できる人」になれる文章の書き方お伝えします。
それは、「提案を入れる」ことです。
具体的には「提案」にも3つの段階があります。
①選択肢
②メリット/デメリット
③意見
わかりやすいようにスケジュールを具体例にして説明します。
①選択肢の具体例
まずはそもそも「提案がない」コミュニケーションの場合。
飲み会のスケジュールはいつになさいますか？
比較してみましょう。
①選択肢
②メリット/デメリット
③意見
「選択肢」がある場合です。
飲み会のスケジュールはいつになさいますか？
こちらはご都合いかがですか？
・7/8
・7/9
・7/13
無数にある選択肢から、3つに絞られていると聞かれた方も選びやすいですね。
②メリット/デメリットの具体例
続いて「メリット/デメリット」ありの場合です。
①選択肢
②メリット/デメリット
③意見
先ほどの文章に「判断基準」が加わるイメージです。
飲み会のスケジュールはいつになさいますか？
・7/3（木）：偶然、人気のお店の予約が取れそうです。ただし、都合が悪い人も多いです。
・7/4（金）：週末ですので、みなさんの都合はつきやすいです。ただし、どこも混雑が予想されます。
・7/9（水）：予約は今のところ空いています。ただし、前日になるまでみなさんの都合がわかりません。
基準があると判断が楽になりますね。
ここまでできれば、相手は確実にあなたの「提案力」を評価するはずです。
③意見の具体例
それでは最後ですね。
①選択肢
②メリット/デメリット
③意見
「意見」ありの場合です。
飲み会のスケジュールはいつになさいますか？
・7/3（木）：偶然、人気のお店の予約が取れそうです。ただし、都合が悪い人も多いです。
・7/4（金）：週末ですので、みなさんの都合はつきやすいです。ただし、どこも混雑が予想されます。
・7/9（水）：予約は今のところ空いています。ただし、来週のみなさんの都合はまだわかりません。
人気の店は気になりますね。
ただ、年に数回の飲み会なので、みなさんが参加できる方が良さそうですね。
お手伝いしますし、7/4（金）に予約が取れる店を探すのはどうでしょう？
もし空きがなければ、改めてみなさんの予定を確認しませんか？
意見する時のポイントは押し付けないことでしょう。
選びやすいように「情報を整理」してあげるくらいが適切ですね。
「〇〇してはどうですか？」と疑問形にしておくと、ニュアンスがやわらぎますよ。
【まとめ】文章の書き方の基本
それでは、おさらいです。
①文書全体：文書1つにつき「要件は1つ」にする
②タイトル：タイトルには「報告 / 連絡 / 相談」を明記する
③本文導入：本文は「ありがとう」で書きはじめる
④本文要旨：本文は「結論」から伝える
⑤本文詳細：説明する際はTODOを書く
余力があれば「提案」にもチャレンジしましょう。
①選択肢
②メリット/デメリット
③意見
以下の記事もご活用ください。
「相手に好印象を与える文章」は以下の記事で解説しています。
3つの『不』をヤメレば【誰でも】わかりやすい文章が書ける
読みやすい文章には『余白』がある【プチデザイン論】
KAI
「以上です。お疲れ様でした！」
参考
「文書」weblio辞書 – IT用語辞典バイナリ
「文書」フリー百科事典 – Wikipedia
「タイトル」weblio辞書 – IT用語辞典バイナリ
「ビジネスメールの基本」 – ビジネスメールの教科書
「マーケティングの心理学：人間の行動を紐解く10の法則」 – Hubspot