文章の書き方のコツ【構成】は絶・対・条・件
こんにちは、KAIです。
プロ構成ライター、戦略コンサルタントをしています。
本記事で解決できる悩み
「文章の書き方ってコツ多すぎるよ」
「覚えなくてもいい書き方のコツってないの？」
「細かいルールって、本当に必要？」
大丈夫です。こんな悩みを解決します。
著者の略歴
コピーライター歴8年、フリーランス歴4年。
これまで150を超える企業案件で、文章原稿を作成してきました。
文章構成の基本がわかる
情報を小分けにする書き方がわかる
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文章の書き方のコツは「構成」を用意すること
結論からお伝えします。
文章を書く上でのコツは1つだけです。
絶対にコレをしてください！
書く前に必ず『なにを書くべきか』項目を書き出す
一般的には文章の『構成』を考えるといいます。
具体的なステップは2つだけです。
①なにを書くべきか、先に入れ物を決める。
②あとは入れ物に合わせて、文章を入れる。
現時点ではまだ、なんとなくのイメージだけ掴めればOKです。
「最低限の文章の基本」は以下の記事で解説しています。
文章【書き方の基本ベスト5】全部できてますか？
だれもが1度は構成に沿って文章を書いている
じつは知らない間に誰もが「構成」に沿って文章を書いています。
たとえば、
・議事録
・稟議書
・進行管理表
あるいは
・スケジュール帳
・日記
・問診票
・申込要旨
・アンケート
いずれも書面には『項目』がすでに記載されていて、その項目を埋めるように書いていきますね。
枠組みに沿って文章を書くという意味では、これも立派な『構成』です。
そもそもなぜ文章の書き方にはルールがあるのか？
文章の書き方を調べていて、膨大なルールにおじけづいた経験はありませんか？
たとえばこんな感じですね。
・句点と読点の打ち方
・助詞、接続詞、代名詞など、品詞の使い方
・カギ括弧や感嘆符など、記号の使い方
・主語と述語のつなぎ方
・修飾語と被修飾語のつなぎ方
・二重表現など避けたい表現方法
すべて理解するどころか、そもそも書く意欲がなくなりそうですね。
ではそもそもなぜこんなにもルールがあるのか考えたことはあるでしょうか？
その理由は、文章を書く『目的』を考えるとわかります。
・本人のための文章：本人が理解できればよい
・他人のための文章：他人が理解できなければいけない
つまり「他人に理解してもらうこと」を常に意識して書くことが前提条件になりますね。
「文章力」については以下の記事で解説しています。
「文章力」より「中身」がない？【2タイプから診断】
文章力が高い人は【五感】で伝える
細かいルールの裏にある意図を考える【さらっと理解】
まずは「主語と述語のつなぎ方」ルールを具体例で解説します。
有名なドクターXは、世界における日本の医薬品の販売数が年々増加していることから、日本の医薬業界の潜在能力の高さを認めざるを得ない状況について、過去に日本の医薬の未来についてネガティブな発言をしたことを否定しつつも、その背景には医薬業界以外の企業が参入してきているからだと、新たに主張している。
冒頭にある主語の「ドクターX」と、文末にある動詞の「主張する」とが離れすぎています。
文のつながりがわかりにくく、 “ねじれ”を起こす危険性も高くなるため、例文には問題だといえます。
ただ、書いている本人にとっての問題ではありません。
やはり問題は文章の意味を相手が正しく理解できないことです。
「ねじれ」は以下の記事で解説しています。
文章が苦手なら『短く』すべき【書き方は2つだけ】
【具体例で解説】文章の書き方のコツ
おさらいします。
相手に理解してもらうこと
これを踏まえて「構成」について解説します。
重要なので繰り返しますね。
書く前に必ず『なにを書くべきか』項目を書き出す
必ずやってください。
・なにについて書いているのかを、途中で見失って迷子になる
・書きたいことばかり書いて、必要なことが抜けている
・提案書を一から書き直すことになり時間がムダになる
もうこんな過去とはサヨナラしましょう。
具体的なステップは次の通りです。
①文章を書く目的を書き出す
②必要な項目を書き出す
③項目にあわせて箇条書きする
④必要なら主語をつけて文章にする
①文章を書く目的を書き出す
まだ文章は書きません。
まず「目的」を書きます。
ただし、word文書やメールの下書き、ノートなど、まっさらな状態でです。
「なぜこの文章を書くのか？」 →「〇〇するため」
この〇〇を埋めることで目的がはっきりします。
たとえば次のように、目的は必ず書き出しましょう。
「なぜこの文章を書くのか？」
→ 「来週の会議の内容を伝えるため」
文章でコミュニケーションを取るのが上手な人ほど、「書く目的」を見失わないように細心の注意を払っています。
『文章が上手い人＝何も考えなくても書ける人』だと認識してませんか？
実は『文章が上手い人＝注意点を意識して書ける人』なんですよ。
②必要な項目を書き出す
まだ文章は書きません。
ただし、「項目」を書き出します。
項目とは目的に必要な情報をカテゴリー別に分けたもの
さきほどの例に続き、来週の会議の内容を伝えるために必要な「項目」を考えてみましょう。
▼条件に関する情報
・日時
・場所
・参加者
▼内容に関する情報
・会議の目的
・議題
・議題の解決策
人によって必要だと考える項目は違うため、はじめは項目を考えることに時間がかかります。
ただし2度目以降は応用ができるので安心してください。
ちなみに上にあげた6つの項目は、どのように設定したでしょうか？
5W1H
です。
まずは『5W1H』で十分なので、『構成』を考えることを習慣化していきましょう。
「5W1H」は以下の記事で解説しています。
客観的な思考とは？他人が『評価』できるための【形容詞置換法】
論点思考とは？【本当に解くべき問い】を見極めて『生産性』を上げる
3つの『不』をヤメレば【誰でも】わかりやすい文章が書ける
③項目にあわせて箇条書きする
あとは項目を埋めていくだけです。
例文です。
▼条件に関する情報
・日 時：7/7（水）14:00~
・場 所：本社3F第2会議室
・参加者：部長A、課長B、課長代理C、D、E、F（計6名）
▼内容に関する情報
・目 的：新商品Xを旧型比1.3倍販売するため
・議 題：具体的な商品Xのプロモーション方法をどうするか？
・解決策：事前にDとFが他社のプロモーション手法を調べる。それをもとに自社の戦略を練る。
④必要なら主語をつけて文章にする
会議をすること自体を事前に伝えていないなら、「目的」を文章で最初に伝えて、参加を促すことが必要になるかもしれません。
状況を考えて、伝える順番を判断しましょう。
わかるなら今回のように箇条書きでも十分です。
「箇条書き」については以下の記事を参考にしてください。
文章が苦手なら『短く』すべき【書き方は2つだけ】
論理的な文章の書き方【重要】なのは伝える順番
【まとめ】文章の書き方のコツは、書く前に構成を考えること
ということで、まとめますね。
①文章を書く目的を書き出す
②必要な項目を書き出す
③項目にあわせて箇条書きする
④必要なら主語をつけて文章にする
まずは『5W1H』などで十分なので、『構成』を考えることを習慣づけましょう。
「文章の完成度を上げる方法」は以下の記事で解説しています。
文章の質を上げる3つの方法【校正・校閲・推敲】仕事の質もアップ！
【文賢か、文賢以外か】文章作成アドバイスツール【価格・性能・評判】徹底解説
KAI
「以上です。お疲れ様でした！」